Bariery wdrożenia systemu B2B i sposoby ich przezwyciężenia

 

• Opracowanie nowych procedur w początkowej fazie pracy z systemem. Należy zdefiniować główne zasady postępowania, a późnej dokonać ich optymalizacji z wyko­rzystaniem doświadczeń i uwag użytkowników z pierwszego okresu ich funkcjonowania. Wyznaczanie bowiem sztywnych i nieadekwatnych procedur spowoduje, iż będą one obchodzone. Aby tak nie było należy zawrzeć w nich postulaty użytkowników, a nawet ich przyzwyczajenia. Opracowanie nowych procedur wymaga zatwierdzania, zmierzenia wyników, weryfikacji, czasu testowania, wprowadzania usprawnień, stwierdzenia zgodności z przyjętymi i już zatwierdzonymi normami (np. z grupy ISO). Nieodzowne w takim przypadku jest także zapoznanie z nimi pracowników, jak również uzyskanie od nich potwierdzenia przyjęcia.

 

• Powołanie centrum kompetencji użytkownika, którego zadaniem byłoby przyjmowanie uwag użytkowników i analizowanie raportów o błędach oraz ich rozwiązywa­nie. Wprowadzenie takiego rozwiązania pozwoliłoby na skuteczniejsze przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawniejsze podejmowanie działań. Jeżeli zgłoszenia takie przyjmowa­liby fachowo przygotowani specjaliści np. jeden konsultant i jeden informatyk, mogliby natychmiast ocenić, jaka interwencja jest potrzebna oraz czy problem można rozwią­zać przy pomocy istniejących standardowych procedur. Zaletą takiego rozwiązania jest brak konieczności dodatkowego szkolenia użytkowników. Funkcjonowanie centrum na­leży uzupełnić o jasny system dokumentowania problemów oraz ich raportowania.

 

• Dostosowanie harmonogramu wdrożenia do rzeczywistych warunków w firmie. Niezależnie od metodyki wdrożeniowej opisującej zakres i kolejność prowadzonych działań i narzucającej określone normy postępowania należałoby uelastycznić jej stosowanie. W zależności od stanu faktycznego zastanego w firmie (np. funkcjonujące procedury) należy przeprowadzić analizę okresu trwania potrzebnych zmian i pod tym kątem roz­ważyć ewentualność koniecznego wydłużenia czasu trwania projektu wdrożeniowego tj. rozszerzenia harmonogramu, co na etapie planowania nie musi być wcale związane z du­żymi kosztami. Zarówno czas trwania projektu, jak i jego koszty można wynegocjować i zapisać w umowie wdrożeniowej. Pamiętać należy, że dla harmonogramu i przebiegu całego wdrożenia największym zagrożeniem jest jego zmiana w czasie realizacji, Należy zdecydowanie unikać dynamicznych zmian w trakcie trwania projektu wdrożeniowego.

 

 

W obszarze szkolenia wymagane są następujące działania:

 

• Organizacja szkoleń. Podczas prowadzonych szkoleń należy większy nacisk poło­żyć na aspekt „biznesowy” funkcjonowania systemu. Kursy organizowane przez firmy wdrożeniowe koncentrują się w głównej mierze na technicznym wymiarze funkcjonowania systemu. W szkoleniach należy uwydatnić cel, jakiemu ma służyć wdrożenie oraz uzmysłowić użytkownikowi, że system zintegrowany to w istocie wiele współpracujących ze sobą elementów. Użytkownik musi mieć świadomość, że działanie całego systemu jest determinowane tymi właśnie składowymi, na które z kolei to on ma wpływ. Powinien też wiedzieć, dlaczego wykonuje takie zadanie, jaki jest cel jego działań oraz jak jego aktyw­ność wpływa na pracę innych osób.

 

• Uczestników kursów szkoleniowych należy podzielić na grupy według stopnia ich umiejętności i wiedzy. Pożądane jest dokładne poznanie wymagań użytkownika i skonfi­gurowanie interfejsu zgodnie z jego oczekiwaniami i życzeniami.

 

• Szkolenia należy powiązać z poznaniem potrzeb użytkownika, jego oczekiwań oraz preferencji. Program szkolenia powinien być tak przygotowany, aby wskazać pracownikom wygodne dla nich aspekty pracy systemu oraz korzyści, które mogą ich bezpośrednio dotyczyć. Można także zorganizować warsztaty, na których przeprowadzone zostaną przykładowe ćwiczenia z funkcjonowania systemu produkcyjnego.

 

• Równoczesne prowadzenie szkoleń i implementacji systemu. Pozwoli to użytkownikom od samego początku brać aktywny udział w poznawaniu systemu i efektywną z nim pracę. Poczynione w czasie badań obserwacje pozwalają stwierdzić, iż to właśnie szkolenia powinny być traktowane priorytetowo, a przynajmniej na równi z implementacją.

 

• Dobrym rozwiązaniem jest także przygotowanie szczegółowego planu działania w sytuacjach awaryjnych, tak aby użytkownik wiedział kiedy i z jakim problemem, do kogo się zgłosić. Badania wykazały, że na szkoleniach pracownicy uczeni są podstawowej obsługi systemu, natomiast nie porusza się kwestii postępowania w sytuacjach awaryj­nych, kiedy system działa nieprawidłowo.