Bariery komunikacji
Do barier komunikacji zaliczyć należy:
-
Używanie branżowej terminologii i brak wzajemnego zrozumienia - członkowie zespołu wdrożeniowego posługują się nie przyswojoną przez innych (np. użytkowników) terminologią i metodologią. Dodatkowo, jeżeli wymiana informacji następuje między 4 osobami z różnych komórek (a nierzadko także i szczebli), to przekazywana informacja jest źle odbierana.
-
Brak „warstwowości” w kontaktach między uczestnikami procesu wdrożeniowego. W przypadku zakłóceń w pracy systemu użytkownicy, zamiast zgłosić ich wystąpienie najpierw swojemu przełożonemu i z nim je skonsultować, w celu podjęcia określonych działania zaradczych, zgłaszają problem informatykowi. Ten sam problem zgłaszany jest kilkakrotnie, w rezultacie wiele osób, między którymi nie ma przepływu informacji podejmuje działania jego rozwiązania.
Istniejący model komunikacji
-
W projekcie należy dokonać dodatkowego zapisu o specjalistycznych szkoleniach zarówno dla użytkowników jak i informatyków firmy klienta.
-
Należy uświadomić zespołowi projektowemu ważność wdrożenia w kategoriach produktu i wspierania produkcji, a nie tylko funkcjonalności ogólnej.
-
Na etapie wyboru systemu informatycznego członkowie zespołu projektowego muszą określić, które z funkcjonujących w firmie aplikacji mają działać nadal po zaimplementowaniu systemu zintegrowanego. Powinni oni także określić ich rozmiar funkcjonalny oraz zakres współpracy.
-
W zapytaniu ofertowym należy także zapytać o doświadczenie firmy i jej pracowników we wdrażaniu zintegrowanych systemów w podobnych firmach, ponieważ osoby z innych branż nie potrafią wczuć się w specyfikę organizacji.
-
Modelowanie procesów powinno odbywać się na podstawie opisów „z natury”, nie zaś w oparciu o gotowe modele referencyjne. Trzeba też wprowadzić narzędzia kontrolne (dzienniki, listy obecności itp.), aby konsultanci rzeczywiście byli w firmie i poznawali w praktyce jej działanie.
-
Właściwa konstrukcja zespołu wdrożeniowego i właściwy wybór osoby reprezentującej zarząd, która zna problematykę funkcjonowania systemów informatycznych zarządzania.
-
Należy zwrócić uwagę na referencje osób proponowanych ze strony firmy wdrożeniowej do pracy w ramach zespołu. Należy żądać konsultantów z dużym doświadczeniem.
-
Zmiany i działania w procesie wdrożeniowym nie mogą być bowiem forsowane na podstawie podległości służbowej. Ważne jest, aby w zespole wdrożeniowym współpracowali ze sobą pracownicy wszystkich szczebli zarządzania.
-
Zanim firma zdecyduje się na rozpoczęcie implementacji systemu informatycznego, należy przeprowadzić konsultacje, w których informatycy, zwykli użytkownicy oraz kierownictwo (menedżerowie), słowem wszystkie grupy pracowników powinny mieć swój udział.